про компанію  |  контакти  |  публікації
English | Русский
Бізнес Рішення
Нагальні питання задавайте одразу..
(044) 502-51-59
Хмм... Алло
 

 

Оформлення трудових книжок та виправлення помилок припущених при їх заповненні.

 

     Ми живемо в час технічного прогресу, електронні технології охоплюють майже всі сторони життя людини. Кожне підприємство звітує у встановлені законодавством терміни до органів Державної податкової служби та Пенсійного фонду України, надаючи інформацію в електронному вигляді та на паперових носіях стосовно найманих осіб (із зазначенням відповідних ідентифікаційних кодів), розмірів нарахованих та сплачених на їх користь доходів та утриманих у зв'язку з такими нарахуваннями податків та зборів. Проте зміни в чинному законодавстві здійснюються не так швидко, як розвиваються технології, і, у відповідності до Статті 48 Кодексу законів про працю у редакції від 20 травня 2010 року, паперовий бланк трудової книжки і на сьогодні залишається основним документом про трудову діяльність працівника, до якого заносяться дані про його роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Кабінетом Міністрів України 27 квітня 1993 р. видано постановою N 301 «Про трудові книжки працівників», якою затверджено зразки бланків трудової книжки і вкладиша до неї. У відповідності до цієї постанови при влаштуванні на роботу працівники зобов'язані подавати трудову книжку, оформлену належним чином; виключення становлять тільки ті особи, які працевлаштовуються вперше. Таким працівникам роботодавець має оформити бланк трудової книжки. За організацію ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок відповідальним є керівний персонал підприємства. За порушення встановленого порядку передбачена дисциплінарна та інша відповідальність.

Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях як документи суворої звітності, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку

            Порядок ведення трудової книжки регламентується Кабінетом Міністрів України. Такий порядок затверджено наказом Міністерства праці України, Міністерства соціального захисту населення України, Міністерства юстиції України за № 58 від 29 липня  1993р. У відповідності до цього положення - трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві  понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств.

            Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу у відповідних розділах українською і російською мовами. Заповнює трудову книжку уповноважена на це наказом по підприємству особа.

            Всі записи виконуються прописними буквами державною мовою та арабськими цифрами акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів.

Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорту або свідоцтва про народження, внесення даних на «слух» не допускається.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник перевіряє відповідність внесеної інформації та своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, або керівник/власник підприємства за відсутності такої особи, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

До трудової книжки вносяться:

    • відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;
    • відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
    • відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
    • відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження) у відповідності з формулюванням чинного законодавства та з посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Кожне розпорядження/наказ зазначене в трудовій книжці має бути доведене до відома власника цієї книжки під розписку в особовій картці працівника (типова форма №П-2).

Назви посад і професій внесені в трудову книжку мають відповідати штатному розпису та назвам у Класифікаторі професій ДК 003:2005.

Розглянемо приклад заповнення трудової книжки в разі прийому на роботу працівника. У графі 1 «№ запису» арабськими цифрами заноситься порядковий номер запису в трудовій книжці, у графі 2  «Дата» (число, місяць, рік – число місяць двозначними числами, рік чотиризначною); у графі 3 розділу "Відомості про роботу" як заголовок пишеться повне найменування підприємства; у графі 4 – реквізити розпорядчого документу. Наприклад:

Зразок 1

ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ 

№ запису 

Дата 

Відомості про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) 

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) 

число 

місяць 

рік 

  

  

  

  

Товариство з обмеженою відповідальністю

  

  

  

  

  

«Ольвія»

  

07 

08 

2009 

Призначений на посаду менеджера з пер-

Наказ № 10–К 

  

  

  

  

 соналу

від 07.08.2009 р. 

  

  

  

  

  

  

Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону.  Наприклад, недбайливий працівник, що має прогул (був відсутній без поважних причин на робочому місці) матиме такий запис в своїй трудовій книжці:

Зразок 2

ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ 

№ запису 

Дата 

Відомості про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) 

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) 

число 

місяць 

рік 

17

09 

2009 

Звільнений в зв’язку з прогулом без по- 

Наказ № 8–К 

  

  

  

  

важних причин, п.4 ст.40 КЗпП України

від 17.09.2009 р. 

При розірванні трудового договору з ініціативи працівника запис про звільнення вноситься до трудової книжки так:

Зразок 3

ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ 

№ запису 

Дата 

Відомості про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) 

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) 

число 

місяць 

рік 

2

19

09 

2009 

Звільнений за власним бажанням, ст.

Наказ № 11–К 

  

  

  

  

  38 КЗпП України

від 19.09.2009 р. 

  

  

  

  

  

  

Днем звільнення вважається останній день роботи. В разі, коли формулювання в наказі має такий вигляд: «Звільнити механіка Осадчого І.В.  з обійманої посади з 21 лютого 2009 року за власним бажанням, зг. ст. 38 КЗпП України», то останнім днем роботи  в цьому разі є 20 лютого 2009 року. Якщо в наказі на звільнення зазначено: : «Звільнити механіка Осадчого І.В.  з обійманої посади 21 лютого 2009 року за власним бажанням, зг. ст. 38 КЗпП України», то останній день роботи такого працівника є 21 лютого 2009 року.

При розірванні трудового договору з працівником у зв'язку із скороченням штату працівників і 12 жовтня 2009 р. є останнім днем його роботи. Директор видає наказ № 15-К від 12/10/2009р. У трудовій книжці працівника здійснюється запис:

Зразок 4

ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ 

№ запису 

Дата 

Відомості про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) 

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) 

число 

місяць 

рік 

12 

10 

2009 

Звільнений  за скороченням штатів п.1

Наказ № 15–К 

  

  

  

  

ст.40 КЗпП України

від 12.10.2009 р. 

  

  

  

  

  

  

У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження:

Зразок 5

ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ 

№ запису 

Дата 

Відомості про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) 

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) 

число 

місяць 

рік 

3

07 

05 

2009 

Звільнений, у зв’язку з переведенням  

Наказ № 11–К 

  

  

  

  

на підприємство ТОВ «Колос», п.5 ст.

від 07.05.2009 р. 

  

  

  

  

  36 КЗпП України

  

У разі переходу на виборну посаду в графі 3 робиться запис: "Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в таку-то організацію, п. 5 ст. 36 КЗпП України".

У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у трудовій книжці органами соціального забезпечення ставиться штамп "Пенсію призначено". Штамп ставиться у розділі "Відомості про призначення пенсії". У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) зазначений штамп ставиться на першій сторінці.

Останній запис на підприємстві, тобто запис при звільненні працівника завіряється підписом відповідальної особи та «гербовою» печаткою підприємства.

Скільки б ми не намагались упередити можливість виникнення помилок при заповненні бланків трудових книжок, не варто виключати людський фактор. На випадок припущення помилок інструкція № 58 надає певні рекомендації. Розглянемо їх.

 У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов'язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності - вищестоящою організацією, якій було підпорядковане підприємство, а в разі його відсутності - облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя і держархівом при Раді Міністрів Криму.

Виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу роботу, про нагородження та заохочення та ін. мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження.

У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на основі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.

У розділі "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 пишеться: "Запис за N таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)" і у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і поновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад, пишеться: "Запис за N таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі". При зміні формулювання причини звільнення пишеться: "Запис за N таким-то є недійсним, звільнений ..." і зазначається нове формулювання.

У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

Зразок 6

ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ 

№ запису 

Дата 

Відомості про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) 

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) 

число 

місяць 

рік 

2

19

09 

2009 

Переведений на посаду заступника

Наказ № 11–К 

  

  

  

  

 начальника відділу

від 19.07.2009 р. 

3

19

09

2009

Запис №2 від 19 липня 2009 року – недійсний. Переведений на посаду

Наказ № 11–К 

  

  

  

  

начальника відділу 

  від 19.07.2009 р. 

При наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаної недійсною, на прохання працівника видається "Дублікат" трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

 

 Ірина Трухановська                                                   ТОВ «АФ «Бізнес-Рішення»

Стаття опублікована в системі "Ліга-Закон"  в вересні 2010 року

Аудиторські послуги  |  Бухгалтерські послуги  |  Вартість послуг
©2018 Українська група «Бізнес Рішення».
Всі права захищені.